Megmutatjuk, hogy milyen adatok alapján lehet meghatározni a fluktuációs piramist, ami segíti a HR munkáját a pótolhatósági szintek meghatározásához.
HR piramis modell a fluktuáció csökkentésére
A magas munkaerő-fluktuáció komoly problémát jelent a vállalatoknak, ezért a fluktuáció csökkentése és a munkatársak megtartása kiemelt HR stratégia. Nemcsak az új emberek toborzása és betanítása drága, hanem a távozó kollégák magukkal viszik a felhalmozott tudást is. Egy nemzetközi felmérés szerint például egy 30 000 fős nagyvállalat évente akár 427,7 millió dollárt (több mint 130 milliárd forintot) veszíthet el a 13%-os önkéntes fluktuáció következtében. Érthető tehát, hogy a HR-nek minden eszközt érdemes bevetnie a kritikus munkaerő megtartására. Ebben segít a fluktuációs piramis, egy Maslow-piramis mintájára felépített HR piramis modell, amely adatok alapján mutatja meg, milyen könnyen vagy nehezen pótolhatók az egyes munkatársak. Másképp fogalmazva, a fluktuációs piramis segíti a HR munkáját a pótolhatósági szintek meghatározásában, így rávilágít, hol fenyeget leginkább veszteség, ha valaki kilép a cégtől.
A fluktuációs piramis alapjai – két kulcstényező
A fluktuációs piramis elkészítéséhez először meg kell határoznod néhány alapadatot. Két fő szempont befolyásolja, hogy egy pozíció hová kerül a piramison belü:
Pótlási idő: Mennyi idő szükséges, hogy egy új belépő megtanulja és rutinszerűen el tudja látni az adott munkakört (gyakorlatilag a betanulási idő).
Jelentkezők száma: Milyen bőséges a merítési lehetőség – hány potenciális jelentkező akad egyáltalán a pozícióra a munkaerőpiacon.
Minél rövidebb a pótlási idő és több a jelentkező, annál könnyebben pótolható egy munkakör; ezzel szemben a hosszú betanulási idő és kevés jelölt kombinációja tesz egy pozíciót nehezen helyettesíthetővé. Ezeknek az adatoknak a begyűjtése az első lépés a módszer alkalmazásában (ld. később a lépésről-lépésre útmutatót).
A fluktuációs piramis szintjei: Alap, Közép és Csúcs
A fluktuációs piramis három fő szintje: az alap (könnyen pótolható munkakörök), a középső rétegek (átlagos nehézségű pótlás) és a csúcs (kritikus, nehezen pótolható munkakörök). Az alsó szinten lévő szerepkörök betöltése gyorsan megoldható sok jelentkező révén, míg a piramis csúcsán lévő munkatársakat a legnehezebb helyettesíteni.
Alap: Az alsó szintet azok a munkakörök alkotják, ahol rövid a pótlási idő és sok a jelentkező. Ezek a pozíciók viszonylag könnyen és gyorsan betölthetők, a kieső munkatárs helyére hamar lehet találni valakit. Tipikusan ilyenek a betanított vagy adminisztratív feladatok, illetve az olyan junior pozíciók, amelyekre mindig akad több tucat jelentkező. Az alap szintű munkaköröknél a fluktuáció kevésbé fájdalmas a cégnek, hiszen a pótlásuk rutinszerűen megoldható. Példa: egy recepciós vagy adatrögzítő munkakör általában az alaphoz sorolható, mert gyorsan betanulható és sok jelentkezőből válogathatsz.
Középső réteg(ek): A piramis középső szintjén helyezkednek el azok a munkakörök, ahol közepes a betanulási idő és átlagos a jelentkezők száma. Ezek már valamivel nehezebben pótolhatók, de még nem kritikusak. Ide tartozhatnak a speciális szaktudást igénylő, de nem egyedülálló pozíciók, például egy értékesítő, ügyfélmenedzser vagy középszintű vezető. Pótlásukhoz már több idő és erőfeszítés kell, de megfelelő toborzási stratégiával kezelhető a fluktuációjuk. Példa: egy tapasztalt értékesítő vagy projektkoordinátor helyére már nem jelentkeznek százával, de általában belátható időn belül találni lehet megfelelő jelöltet – ők a középső szinthez sorolhatók.
Csúcs: A piramis tetején állnak azok a kulcsfontosságú munkakörök, ahol hosszú a pótlási idő és alig akad jelentkező. Ezek a pozíciók a legnehezebben pótolhatók, gyakran egyedi szaktudást, sok éves tapasztalatot vagy ritka képzettséget igényelnek. Ha egy ilyen munkatárs kilép, az komoly kihívást jelent a cégnek, mert akár hónapokig tarthat a megfelelő utód megtalálása és betanítása. Példa: egy vezető fejlesztő, szakértő IT mérnök vagy kulcspozícióban lévő vezető tipikusan a csúcson van – az ő kiesésük jelentős veszteség, mert kevés a potenciális utód és a betöltésük hosszadalmas.
A kategóriák természetesen cégspecifikusak: iparágtól és a munkaerőpiactól függően változhat, mely szerepkörök kerülnek a piramis mely szintjére. A lényeg, hogy be tudd azonosítani, mely munkatársak/pozíciók tartoznak a kritikus, nehezen pótolható körbe, és melyek azok, amelyeknél a fluktuáció kevésbé veszélyezteti a működést.
Lépésről lépésre útmutató a módszer alkalmazásához
Most nézzük meg, hogyan alkalmazhatod a fluktuációs piramis módszert a gyakorlatban, akár kisvállalatnál, akár nagyvállalatnál dolgozol. Az alábbi lépések sorvezetőként szolgálnak a folyamatban:
Adatgyűjtés a pozíciókról:Először listázd ki a vállalat összes releváns munkakörét, majd gyűjts össze minden szükséges adatot. Minden pozíciónál határozd meg a betanulási időt (becsülheted hónapokban, mennyi idő alatt válik egy új belépő produktívvá) és a jelentkezők számát (átlagosan hány jelölt szokott jelentkezni egy nyitott pozícióra). Ha nincs pontos statisztikád, becslésekkel vagy iparági adatokkal is dolgozhatsz. Kisvállalatoknál informális beszélgetésekből, a kollégák tapasztalataiból is nyerhető információ, míg nagyobb cégeknél érdemes a toborzási rendszerek adatait lekérdezni (pl. egy adott pozícióra hány CV érkezett korábban, és mennyi idő volt az átlagos betanulás).
A piramis felépítése (kategorizálás): Ha megvannak az adatok, rendezd a pozíciókat a fenti szintek szerint. Húzz egy képzeletbeli piramist, és oszd három részre (alsó, közép, felső). Helyezd el a gyorsan pótolható, sok jelentkezővel bíró pozíciókat alulra (piramis alapja), a közepes nehézségűeket középre, és a nehéz pótlású, kevés jelöltet vonzó munkaköröket a csúcsra. Ügyelj arra, hogy objektív adatok alapján dönts: néha meglepő eredmény születhet. (Lehet, hogy egy régóta problémásnak gondolt terület valójában nem is annyira kritikus, vagy fordítva.) Ez a vizualizáció lesz a fluktuációs piramisod, ami jól szemlélteti a kockázati szinteket.
Eredmények elemzése: Miután elkészült a piramisod, elemezd a kapott képet. Kérdezz rá: Mely pozíciók vannak a csúcson, és miért? Ezeknél a munkaköröknél valószínűleg magas a fluktuációs kockázat, hiszen nehéz pótolni az embereket. Gondold végig azt is, hogy mely rétegekben történik a legtöbb kilépés a cégnél. Lehet, hogy az alsó szinten nagy a fluktuáció, de ez nem olyan kritikus; viszont egy-egy kulcsember elvesztése a csúcsról aránytalanul nagy hatással lehet a cég működésére. Ha vannak történelmi adataid, nézd meg a trendeket: stagnál, nő vagy csökken a jelöltek száma egy-egy területen? Változik-e a betanulási idő a technológia vagy folyamatok fejlődésével? Ezek az elemzések segítenek prioritásokat felállítani.
Intézkedési terv kidolgozása: Az elemzés után dolgozz ki konkrét HR akciókat, különös tekintettel a piramis csúcsán lévő pozíciókra. Cél: a kritikus munkatársak megtartása és a pótlás kockázatának csökkentése. Ennek több módja is van. Például: képzési és utánpótlási programok indítása (házon belüli tehetségek fejlesztése, hogy szükség esetén legyen belső jelölt), célzott toborzási kampányok a szűk keresztmetszetű területeken (hogy növeld a jelentkezők számát), vagy juttatási csomagok, motivációs eszközök fejlesztése a kulcsemberek számára. Ide tartozhat akár egy mentoring rendszer is, ahol a senior szakemberek tudását átadjuk junior kollégáknak – így ha mégis távozik a csúcs pozícióban lévő ember, nem veszik el minden tudás. Fontos, hogy ne feledkezz meg a piramis középső és alsó szintjéről sem: ha ott látod a fluktuáció megugrását vagy a jelentkezők számának visszaesését, szintén szükség lehet beavatkozásra (pl. toborzási folyamat javítása, munkakörülmények fejlesztése stb.).
Monitoring és frissítés: A fluktuációs piramis nem egyszeri felmérés, időközönként frissíteni kell az adatait. Évente vagy félévente érdemes újraértékelni a helyzetet: frissítsd a számokat (mennyi idő most a betanulás, változott-e a jelentkezők köre), és nézd meg, elmozdultak-e a pozíciók a piramison. Rendszeres nyomon követéssel és trendek azonosításával a piramis mindig aktuális képet ad. Így időben észreveszed, ha egy korábban könnyen betölthető szerepkör kezd kritikus szintre kerülni (pl. egyre kevesebb szakember érhető el a piacon), vagy ha sikerült javítani egy nehezen pótolható pozíció helyzetén. A folyamatos monitoring biztosítja, hogy a HR stratégia rugalmasan igazodjon a változásokhoz.
Gyakorlati példa a fluktuációs piramis alkalmazására
Nézzünk egy konkrét példát, hogy mindez hogyan néz ki a gyakorlatban. Tegyük fel, hogy egy középvállalat HR-vezetője vagy, és szeretnéd csökkenteni a fluktuációt a cégednél. Összegyűjtöd az adatokat az egyes területekről, és az alábbi kép rajzolódik ki:
Adminisztratív munkakörök: Pl. irodai adminisztrátorok, recepciósok nagy számban dolgoznak a cégnél (mondjuk 50 fő). Betanításuk gyors (kb. 1 hónap), és ha valaki felmond, sok jelentkező akad a helyére, mivel a munkaerőpiacon könnyű hasonló tapasztalattal embert találni. Ez alapján az adminisztratív csapat a piramis alapját képezi, hiszen pótlásuk a legkönnyebb és a fluktuációjuk kevésbé veszélyeztető a cégre nézve.
Operatív középterület: Ide sorolható mondjuk az értékesítési csapat (kb. 30 fő). Egy új értékesítő betanulása már több hónap (legyen ~3 hónap), és átlagos számú jelölt szokott jelentkezni egy értékesítői állásra (nincs tucatszámra jelentkező, de azért van merítési lehetőség). Az értékesítők így a piramis középső rétegét alkotják: nem pótolhatatlanok, de azért megérzi a cég, ha többen egyszerre távoznak. A fluktuáció csökkentésére itt például érdemes karrierutat felvázolni és bónuszrendszert működtetni, hogy motiváltak maradjanak.
Kulcspozíciók: A vállalat IT szakértői és mérnökei kis létszámú, de annál fontosabb csoportot alkotnak (pl. 15 fő mérnök, 5-6 fő speciális IT szakember). Egy új senior mérnök betanulása akár fél-egy évet is igénybe vehet, ráadásul alig találni jelentkezőt a fejvadász hirdetésekre – speciális tudás kell, és országosan is szűk a kínálat. Nem meglepő, hogy ezek a pozíciók kerülnek a piramis csúcsára. Ha innen veszít el a cég embereket, az nemcsak toborzási költséget jelent, hanem komoly üzleti kockázatot is (projektek csúszhatnak, tudás megy ki az ajtón). Itt a HR-nek erőteljesen fókuszálnia kell a megtartási stratégiára: például személyre szabott fejlődési lehetőségek, versenyképes fizetés és extra juttatások, illetve esetleg részvényopciók vagy hosszú távú ösztönzők bevetésével.
Az így felállított piramis alapján már tiszta képet kapsz arról, hova összpontosítsd az erőforrásaidat. A fenti példa szerint az adminisztratív területen nem kell túlzottan aggódnod, ha néhányan kilépnek – a helyükre gyorsan találsz új embert. Az értékesítőknél érdemes figyelni a fluktuációs trendeket, de ott is inkább az ösztönzők finomhangolása lehet a megoldás. A mérnököknél és IT szakembereknél viszont proaktív lépéseket kell tenned, hogy megelőzd a távozásukat, mert a pótlásuk nehézkes. Példánkban a HR vezető be is vezetett egy mentori programot a csúcson lévő szakértők tudásának átadására, valamint egyedi bónuszokat kínált nekik a vállalatnál maradásért – egy év elteltével pedig sikerült öt éve nem látott mélypontra szorítani a kulcsemberek fluktuációját.
Összegzés
A fluktuációs piramis egyszerű, mégis hatékony eszköz a HR szakemberek kezében a pótolhatóság elemzésére és a fluktuációs kockázatok feltérképezésére. Segítségével adatalapon azonosíthatod, mely területeken van a legnagyobb szükség beavatkozásra, és hol tudsz proaktív lépésekkel a fluktuáció csökkentéséhez hozzájárulni. Ne feledd, hogy a piramis önmagában nem oldja meg a problémát, de rámutat a kritikus pontokra, így a megfelelő HR stratégia kialakításával és megvalósításával jelentősen növelheted a munkatársak megtartásának esélyét. Rendszeres felülvizsgálat és az intézkedések finomhangolása mellett a fluktuációs piramis segít, hogy a lehető legkevesebb értékes kollégát veszíts el – és ha mégis megtörténik, a szervezet felkészülten és minimalizált veszteségekkel vészelje át.